Zásady zpracování osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů Společenského centra Trutnovska pro kulturu a volný čas

1. Úvodní informace

1.1. Společenské centrum Trutnovska pro kulturu a volný čas (dále jen SCT) v roli správce zpracovává osobní údaje subjektů v rámci všech svých činností. Dále zpracovává osobní údaje zaměstnanců pro oprávněné účely související s jejich pracovním poměrem k SCT.

1.2. Organizace ode dne 25. 5. 2018 zpracovává osobní údaje subjektů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“).

1.3. Subjekt osobních údajů poskytuje SCT své osobní údaje zákonným způsobem v závislosti na účelu jejich zpracování: a. pro splnění právní povinnosti SCT, b. pro splnění úkolů SCT prováděných ve veřejném zájmu, c. pro účely oprávněných zájmů SCT nebo třetí osoby, d. pro splnění smlouvy mezi subjektem a SCT, e. pro jiné účely se souhlasem subjektu se zpracováním jeho osobních údajů.

1.4. Souhlas se zpracováním osobních údajů je subjektem osobních údajů udělován v případě, kdy nelze pro účel zpracování použít jiný právní titul. SCT přijímá souhlas subjektu údajů jako svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů. Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost předcházejícího zpracování osobních údajů subjektu, vycházejícího z jím dříve uděleného souhlasu. Před udělením souhlasu o tom bude subjekt údajů informován. Odvolat souhlas musí být stejně snadné jako jej poskytnout.
2. Účel zpracování osobních údajů subjektů osobních údajů

2.1. Osobní údaje subjektů osobních údajů musí být shromažďovány pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nesmějí být dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný. Zpracování osobních údajů se uskutečňuje zejména k pokrytí hlavních činností SCT, tj podpora kulturně společenského života regionu.

2.2. SCT dále zpracovává osobní údaje subjektů k zabezpečení svých smluvních vztahů, vedení účetnictví a personální a mzdové agendy.
3. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

3.1. SCT shromažďuje, zpracovává a uchovává následující kategorie osobních údajů subjektů:

3.1.1. adresní a identifikační osobní údaje – zejména jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, bydliště, telefonní číslo, email, doručovací adresu

3.1.2. popisné osobní údaje – zejména údaje subjektu vztahující se k řešené agendě, smluvnímu vztahu

3.1.3. osobní údaje poskytnuté SCT o jiné osobě (jiném subjektu) – zejména v případě, že se řešená agenda dotýká dalších fyzických osob (např. vedení správního řízení),

3.1.4. zvláštní kategorie osobních údajů, zejména citlivé údaje, dotýkající se zpravidla zdravotního stavu či sociální situace subjektu, a dále údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů, a to vždy v případech, kdy to SCT ukládají příslušné právní předpisy

3.1.5. jiné údaje – např. fotografie, kamerové záznamy
4. Způsob zpracování a uchování osobních údajů a doba jejich uložení u SCT

4.1. SCT zpracovává osobní údaje subjektu manuálně či automatizovaným způsobem a zabezpečeně je uchovává v listinné či elektronické podobě po dobu stanovenou spisovým a skartačním řádem. V návaznosti na účel zpracování jsou některé osobní údaje subjektu vedeny v informačním systému SCT (např. spisová služba, agendové informační systémy evidence předplatitelů, abonentů apod.).
5. Předání osobních údajů

5.1. SCT může získané osobní údaje subjektu, včetně údajů citlivých, předat třetí osobě jen na základě zákonného titulu, zejména pro splnění úkolu vyplývajícího z právního předpisu. O jednotlivých případech předávání je subjekt informován v rámci oznámení o zpracování osobních údajů pro příslušný účel zpracování.

5.2. Se souhlasem subjektu, resp. v případě, že účinně nevznese námitku po obdržení oznámení, mohou být jeho osobní údaje předány i dalším subjektům.
6. Práva subjektu osobních údajů

6.1. Subjekt údajů na základě žádosti obdrží od SCT veškeré informace o zpracování jeho údajů, a to stručným, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků.

6.2. Pokud se osobní údaje, týkající se subjektu údajů, získávají přímo od něho, poskytne mu SCT v okamžiku získávání osobních údajů tyto informace:
  • totožnost a kontaktní údaje správce a jeho případného zástupce,
  • účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro jejich zpracování,
  • oprávněné zájmy správce nebo třetí strany v případě, že je zpracování založeno na tomto zákonném titulu,
  • případné příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů, včetně případného zpracovatele,
  • případný úmysl správce předat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci včetně odkazu na
    • vhodné záruky,
  • dobu, po kterou budou osobní údaje uloženy u SCT, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá pro stanovení této doby,
  • existenci práva požadovat od SCT přístup k osobním údajům, týkajícím se subjektu údajů, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, jakož i práva na přenositelnost údajů;
  • pokud je zpracování založeno na souhlasu subjektu údajů, existenci práva odvolat kdykoli souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním,
  • možnost podat stížnost u dozorového úřadu,
  • skutečnost, zda poskytování osobních údajů je zákonným či smluvním požadavkem, nebo požadavkem, který je nutné uvést do budoucí smlouvy, a zda má subjekt údajů povinnost osobní údaje poskytnout, a ohledně možných důsledků neposkytnutí těchto údajů,
  • skutečnost, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, a přinejmenším v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů.


6.3. Pokud SCT hodlá osobní údaje dále zpracovávat pro jiný účel, než je účel, pro který byly shromážděny, poskytne subjektu údajů ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu.

6.4. SCT nemusí subjektu osobních údajů informace o zpracování poskytovat tehdy, pokud subjekt údajů již uvedené informace má, a do té míry, v níž je má.

6.5. Pokud provádí SCT zpracování nezbytné pro splnění své právní povinnosti nebo svého úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu své pravomoci, může poskytnout informace subjektu údajů také zveřejněním informací způsobem umožňujícím dálkový přístup.

6.6. Jestliže osobní údaje nebyly získány od subjektu údajů, poskytne mu SCT stejné informace a navíc:
  • kategorie dotčených osobních údajů,
  • zdroj, ze kterého osobní údaje pocházejí, a případně informace o tom, zda údaje pocházejí z veřejně dostupných zdrojů.


6.7. SCT nebude v případě získání osobních údajů od někoho jiného, než je subjekt údajů, uplatňovat informační povinnost, pokud je získávání nebo zpřístupnění výslovně stanoveno právním předpisem, který se na SCT vztahuje a v němž jsou stanovena vhodná opatření na ochranu oprávněných zájmů subjektu údajů.

6.8. Subjekt osobních údajů, který zjistí nebo se domnívá, že SCT jako správce nebo jiná osoba, která pro SCT zpracovává osobní údaje, provádí zpracování jeho osobních údajů v rozporu s GDPR, může požádat o vysvětlení nebo požadovat, aby SCT nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav. Nevyhoví-li SCT nebo příslušný zpracovatel žádosti, může se subjekt osobních údajů obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, přičemž právo subjektu obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů tím není dotčeno.

6.9. Subjekt osobních údajů má tato další práva:

6.9.1. získat od SCT, jsou-li pro to splněny podmínky, informace o zpracování jeho osobních údajů (informace o totožnosti a kontaktní údaje správce a jeho případného zástupce; účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro zpracování, případné příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů a další informace, nezbytné pro zajištění transparentního a korektního zpracování jeho osobních údajů);

6.9.2. získat od SCT přístup k osobním údajům, tj. získat od SCT potvrzení o tom, zda tato zpracovává osobní údaje, které se ho týkají, a je-li tomu tak, má subjekt osobních údajů právo získat přístup k těmto osobním údajům a na další informace v zákonném rozsahu;

6.9.3. na opravu svých nesprávných osobních údajů, resp. na doplnění neúplných osobních údajů;

6.9.4. na výmaz svých osobních údajů, pokud byly splněny zákonné podmínky, např. pokud osobní údaje již nejsou potřeba k účelům, pro něž byly získány nebo se jinak zpracovávaly, nebo např. pokud subjekt odvolá svůj souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovány;

6.9.5. na omezení zpracování osobních údajů SCT, jsou-li splněny zákonné podmínky;

6.9.6. na přenositelnost údajů, tj. na získání osobních údajů, které se jej týkají a které SCt poskytl, a to v strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu;

6.9.7. vznést kdykoli námitku z důvodů jeho konkrétní situace proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají;

6.9.8. nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, vč. profilování, neudělí-li k tomu subjekt souhlas, kromě případů, kdy automatizované zpracování ukládá právní předpis;

6.9.9. podat stížnost dozorovému úřadu.

6.10. SCT je oprávněna vyžadovat od subjektu osobních údajů při podání žádosti o naplnění některého z výše uvedených práv jeho osobní identifikaci ověřením jeho totožnosti.

6.11. SCT je oprávněna v případech, které vymezuje právní předpis, za poskytnutí informace o zpracovávaných osobních údajů subjektu požadovat přiměřenou úhradu, nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace.
7. Závěrečná ustanovení

7. Subjekt osobních údajů může veškeré informace ke zpracování svých osobních údajů získat osobně v sídle SCT, Trutnov, Náměstí Republiky 999 nebo elektronicky na boruvka@uffo.cz.